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Las grandes mejoras en la capacidad de una organización o de una persona para competir, crecer y ser más eficaces son impulsadas por proyectos para incrementar la participación o incursionar en un nuevo mercado, innovar con un nuevo o mejorar un proceso.
Lo que considero una gran aportación de la gestión de proyectos es ayudar a los equipos a ejecutar los proyectos correctamente. Sin embargo, hay mucho más beneficios en el tema. El valor estratégico que las mejores prácticas en gestión de proyectos nos da es la posibilidad de utilizar herramientas concretas de gestión de portafolio y programas, para cuidar la alineación de la estrategia y el uso de recursos como tiempo, dinero y esfuerzos, con los resultados obtenidos de los proyectos. Esto es, no sólo hacer los proyectos correctamente, sino elegir y ejecutar los proyectos correctos. Este es el principal resultado de implementar una cultura de gestión de proyectos.
Estoy hablando de promover la homologación de prácticas coherentes y repetibles basada la mejora continua a través del aprendizaje. En concreto, se trata de definir un proceso estándar de gestión de proyectos, capacitar a quienes participan en la ejecución del proyecto o se benefician de sus productos finales y finalmente, aplicarlo en proyectos reales y revisar constantemente el proceso en aras de mejorarlo con el uso.
¿Cuál es la real aportación de la gestión de proyectos?
Tener métodos comunes el elimina tiempo de ret-rabajo y varios conflictos innecesarios, pero lo principal es que es un tema de negocios. Puede significar una mayor satisfacción de los clientes, mejor calidad y menor tiempo de término de proyectos. El principal objetivo es lograr la alineación de la estrategia organizacional con las iniciativas prioritarias a través de la entrega de programas y proyectos.
¿Cómo empezar?
Un tip conocido y a veces no utilizado en este ambiente es: “keep it simple”, “mantener un enfoque simple”, simple no significa fácil. He visto varias veces intentos de integrar los procesos de gestión de proyectos a la cultura organizacional. Varios de ellos se ven fracasados después de repetidos esfuerzos por implementar herramientas robustas, que la gente no entiende y no obtiene beneficios al usarlas. Recomiendo un enfoque pragmático en el que se elijan objetivos realistas a alcanzar en la mejora de resultados en proyectos y se realicen un par de pruebas piloto. Para lograrlo, será necesario capacitar bien a los participantes e involucrados, definir y utilizar un proceso general de gestión de proyectos, enfocado a solucionar problemas concretos como sobrecostos o retrasos en proyectos.
Mostrando resultados es más fácil vender el concepto
Para implementar una cultura de gestión de proyectos, resulta conveniente considerar que esto es un proyecto también, requiere de un líder y, como todo cambio de cultura, mucho, en verdad mucho, patrocinio. Debe haber un líder de proyecto, en toda la extensión de la palabra, que esté empoderado para lograr el éxito. Muchas veces este esfuerzo es el principio de una PMO u oficina de proyectos.
Por cierto, los directivos suelen tener “pánico” a incrementar su estructura organizacional. Por ello vuelvo a lo comentado anteriormente: “keep it simple”. El esfuerzo de establecer una PMO como principal responsable de los proyectos para implementar una cultura de excelencia en gestión de proyectos debe siempre tener en cuenta cómo esta PMO generará valor para incrementar el rendimiento de los proyectos, no sólo para medirlo. Mostrando casos de éxito es más fácil convencer de cómo este concepto es fundamental para una organización que desea mantenerse competitiva..
Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, coach.
